Làm việc với tính năng kiểm kê

Kiểm kê là một chức năng của tính năng quản lý tồn kho nâng cao, nó chỉ được kích hoạt khi người dùng đang ký dùng tính năng quản lý tồn kho nâng cao.

Tính năng kiểm kê cho phép:

  • điều chỉnh sự sai lệch giữa tồn thực tế ( Trên kệ) và tồn sổ sách ( Trên máy tính) của hàng hoá;
  • nắm bắt được lượng hao hụt hàng hoá trong quá trình lưu kho;
  • lưu trữ tài liệu chứng từ về kiểm kê.

Vào phần Kiểm kê trong Menu Quản lý kho.

‘Inventory Count’ section in the ‘Inventory management’ menu

 

Tạo một thao tác kiểm kê, chọn nút Thêm kiểm kê.

‘+ Add inventory count’ button

 

Màn hình Tạo kiểm kê sẽ suất hiện để nhập thông tin.

The form ‘Create inventory count’

 

Chọn một của hàng cần kiểm kê trên danh sách thả xuống, có thể điền thông tin vào phần ghi chú.

stores in the drop-down list

Sau đó chọn loại kiểm kê: Từng phần hoặc Toàn bộ.

Với kiểm kê toàn bộ, bạn không cần chọn mặt hàng để kiểm kê vì toàn bộ hàng hoá trong phần mềm sẽ được tự động thêm vào phiếu kiểm kê.

Full inventory count

 

Kiểm kê một phần, bạn phải chọn ra mặt hàng cần kiểm kê một cách thủ công, thêm vào danh sách kiểm kê, thêm danh mục, hoặc mặt hàng của một nhà cung cấp cụ thể.

Partial inventory count

Lưu ý khi thêm mặt hàng vào danh sách kiểm kê, bạn không thể nhìn thấy sản phẩm tổng hợp và các sản phẩm không lưu kho. Hang hoá có các biến thể khác nhau, mỗi biến thể sẽ hiển thị trên 1 dòng.
Bạn sẽ nhìn thấy số tồn hiện tại và số tồn dự kiến.

Kích chuột vào nút Lưu để tạo phiếu kiểm kê, hoặc Lưu và kiểm để tạo phiếu và bắt đầu kiểm kê hàng hoá.

Inventory count document

 

Kích vào nút Kiểm hàng, và bắt đầu đi đếm hàng hoá.

the count stock

 

Bạn có thể nhập số hàng được đếm theo 2 cách:
1. Chọn một mặt hàng trong phần đếm hàng, điền số lượng, sau đó chọn thêm vào, có thể dùng máy đọc mã vạch để kiểm hàng hoá.
2. Điền thông tin số lượng đã đếm vào phần Đã đếm.

Nếu bạn thêm các hàng hoá không nằm trong danh sách cần kiểm kê, phần mềm sẽ cảnh báo vàng thông tin Mặt hàng không nằm trong danh mục kiểm kê, bạn có thể chọn xoá bỏ hoặc tiếp tục.

item that was not part of planned count icon

Bạn có thể truy suất lịch sử thay đổi về số lượng phía bên phải của màn hình, bạn có thể huỷ bỏ khi nhập sai.

Hệ thống tự động ghi lại số liệu sau mỗi 30 phút để tránh việc mất dữ liệu.

Bạn có thế lưu số liệu kiểm kê bằng cách nhấn vào nút Lưu để tiếp tục kiểm kê hoặc Hoàn thành để kích hoạt cửa sổ xác nhận số liệu kiểm kê khi hoàn thành.

 ‘Confirm inventory count’ window

Sau đó tồn kho sẽ được cập nhật theo số lượng kiểm kê.
Phiếu kiểm kê sẽ có 3 trạng thái: Đang chờ, Đang tiến hành, Hoàn thành.

Inventory counts list