Cómo Trabajar con Órdenes de Compra y Proveedores

"Órdenes de compra" forma parte de la opción de "Administración de inventario avanzado" y le permitirá crear y guardar pedidos para la provisión de productos, enviar órdenes a proveedores, recibir productos, y guardar información sobre proveedores en el sistema.

Estas opciones solo están disponibles para aquellos que se hayan subscrito al servicio.

1. Proveedores

Vaya a la sección "Proveedores" en el menú de "Control de stock".

‘Suppliers’ section in the ‘Inventory management’

Para crear un proveedor, clic en el botón "+ Añadir proveedor".

‘+ Add supplier’ button

En el formulario "Crear proveedor" es necesario rellenar el campo "Nombre de proveedor" y debe ser único. El resto de campos pueden estar en blanco, pero recuerde que esta información será usada para crear un Orden de Compra en el siguiente paso.

‘Create supplier’ form

No se olvide de guardar la información.

a list of suppliers

Tras haber creada una lista de proveedores será capaz de realizar órdenes de compra.

 

2. Haciendo una orden de compra

Desde el menú "Control de stock" entre a la sección "Órdenes de compra".

‘Purchase orders’ section

Para crear una orden, haga clic en "+ Añadir orden de compra".

‘+ Add purchase order’ button

Se abrirá un formulario "Crear orden de compra" listo para edición.

form ‘Create purchase order’

Escoja al proveedor desde la lista desplegable.

the 'Supplier' drop-down list

Puedes especificar datos como "Fecha de Orden de Compra" y "Esperado para" además de poder añadir anotaciones y así controlar al detalle la orden realizada.

En la sección "Artículos" podrá añadir los productos de su lista de artículos. Haciendo clic sobre la pantalla aparecerá un lista desplegable desde donde elegir o escribir el nombre de un artículo, REF o código de barras para encontrar el producto deseado.

the ‘Items’ section

Rellene la "Cantidad" y el "Coste".

Puede añadir más artículos a la orden siguiendo los mismos pasos.

Los campos de "Entrantes" indican la cantidad esperada ha recibir de dicho artículo en base a todas las órdenes existentes que aún no han sido recibidos.

Haga clic en el botón "Crear" para realizar una orden o guárdela como un borrador para futuras correcciones.

the ‘Items’ section with products

 

Tras todo esto su orden de compra ya ha sido creada.

created purchase order

 

3. Acciones disponibles con las órdenes de compra.

Es posible enviar por correo electrónico las órdenes de compra a tus proveedores. Haga clic en el botón "Enviar" que se encuentra en el fondo.
La orden de compra será enviada como un archivo adjunto.

sending purchase order

 

Para modificar la orden, haga clic en "Editar" en la parte superior de la pantalla.

También puede realizar operaciones adicionales desde el menú "Más".

‘More’ menu

 

Para confirmar la orden a recibir, haga clic en "Recibir" en la parte superior.

Puedes especificar el número de bienes recibidos o marcarlos todos como recibidos. Tras esto haga clic en "Recibir" una vez más.

Receiving items

Al finalizar la operación, los niveles de stock de los artículos será actualizado de acuerdo a la cantidad de los bienes recibidos. De igual manera el coste medio de cada artículo recibido será calculado y actualizado en base al "Coste" especificado en la orden de compra.

Las órdenes de compra pueden presentar 4 estados distintos: borrador, pendiente, parcialmente recibido y completado.

Purchase orders list